Приказ Министерства здравоохранения Омской области от 02.04.2015 N 21 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Омской области"
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 2 апреля 2015 г. № 21
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", абзацем третьим пункта 1 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года № 113, приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Омской области (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений Министерства здравоохранения Омской области (далее - Министерство):
1) ознакомить с Инструкцией сотрудников структурных подразделений Министерства;
2) назначить ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства, соответствующую информацию представить в группу по делопроизводству организационно-аналитического отдела управления стратегического развития и реформирования здравоохранения Министерства (далее - Группа);
3) обеспечить соблюдение требований Инструкции.
3. Руководителю Группы обеспечить тиражирование Инструкции в количестве, необходимом для обеспечения всех сотрудников Министерства.
4. Признать утратившими силу:
1) приказ Министерства от 23 декабря 2008 года № 71 "О введении в действие Инструкции по делопроизводству Министерства здравоохранения Омской области";
2) приказ Министерства от 14 января 2010 года № 2 "О внесении изменения в приказ Министерства здравоохранения Омской области от 23 декабря 2008 года № 71";
3) приказ Министерства от 26 марта 2010 года № 32 "О внесении изменения в приказ Министерства здравоохранения Омской области от 23 декабря 2008 года № 71".
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Министр здравоохранения
Омской области
А.Е.Стороженко
Приложение
к приказу Министерства
здравоохранения Омской области
от 2 апреля 2015 г. № 21
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Министерстве здравоохранения
Омской области
Раздел I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Омской области (далее - Инструкция) подготовлена в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Государственного Комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года № 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Положением о Министерстве здравоохранения Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 13 ноября 2007 года № 133 (далее - Положение о Министерстве).
Делопроизводство в Министерстве здравоохранения Омской области (далее - Министерство) организовано и ведется на основе Инструкции.
2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые в том числе с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО).
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), определяются в соответствии с законодательством.
Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО в Министерстве, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности Министерства осуществляется в форме электронных документов (приложение № 1).
3. Организация, ведение и совершенствование системы документооборота осуществляются группой по делопроизводству организационно-аналитического отдела управления стратегического развития и реформирования здравоохранения Министерства (далее - Группа).
Организация работы с документами в делопроизводстве Министерства представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации об архивном деле и методическими документами Федерального архивного агентства.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение Инструкции в структурных подразделениях Министерства (далее - структурное подразделение) возлагается на их руководителей.
4. Руководитель структурного подразделения назначает сотрудника структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников структурного подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.
5. Передача документов, их копий сотрудникам других организаций допускается при наличии письменного запроса, поступившего в адрес Министерства, с разрешения Министра здравоохранения Омской области (далее - Министр), первого заместителя Министра.
Раздел II. Оформление документов Министерства
Подраздел 1. Бланки документов
6. В Министерстве документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля: левое - от 2,5 до 3,5 см, правое - от 1,25 до 2,25 см, верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.
Бланки писем Министерства могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.
Внутренние документы (служебные записки, справки, отчеты и др.) оформляются без бланков.
7. В Министерстве установлены следующие виды бланков документов:
- угловой бланк письма Министерства (приложение № 2);
- продольный бланк письма Министерства (приложение № 3);
- бланк приказа Министерства (приложение № 4);
- бланк распоряжения Министерства (приложение № 5).
8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов Министерства осуществляется по решению Министра.
9. При изготовлении документов на двух или более страницах документы должны иметь нумерацию страниц. Номер страницы располагается вверху по центру страницы. Номер на первой странице не ставится.
Подраздел 2. Оформление реквизитов документов
10. Герб Омской области помещается на документах Министерства в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области", Указом Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года № 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области".
11. Наименование Министерства должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о Министерстве.
12. Датой документа является дата его подписания (утверждения), протокола - дата заседания (принятия решения), акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение года.
Распорядительные документы, изданные Министерством совместно с двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Датой иных документов Министерства, подписываемых совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.
Особенности издания приказов Министерства совместно с иными органами исполнительной власти Омской области определены пунктом 40 Инструкции.
13. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
14. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел структурного подразделения исполнителя.
15. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
16. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам документа. Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
17. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится гербовая печать Министерства. Министерство имеет гербовую печать с изображением герба Омской области и со своим наименованием, а также иные печати и штампы. Печати со своим наименованием (без изображения государственной символики) структурные подразделения могут иметь только в том случае, если это предусмотрено положением о структурном подразделении.
18. Гербовой печатью Министерства удостоверяются личные подписи Министра, первого заместителя Министра, иных должностных лиц Министерства в случаях, установленных законодательством, если их подпись требует заверения (приложение № 6).
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом "М.П." и не должно захватывать наименование должности и подпись.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
19. Министерство может выдать копии только тех документов, которые создаются в Министерстве (за исключением документов из архива Министерства). Копии документов из личных дел сотрудников Министерства могут быть изготовлены и выданы в случаях, предусмотренных законодательством.
20. На первом листе копии документа ставится отметка "Копия".
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении, которая состоит из заверительной надписи "Копия верна", должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты заверения, например:
Копия верна
Ведущий специалист управления
кадровой работы и государственной службы
Министерства здравоохранения
Омской области
_________________________
личная подпись М.В. Медянская
дата
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется оттиском печати или штампа Министерства.
Оттиск печати или штампа ставится на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке копий документов, изготовленных на гербовых бланках (распоряжения, приказы, инструкции и т.д.), тиражированных средствами оперативной полиграфии, каждая копия документа должна быть заверена штампом Группы.
21. Отметка о поступлении документа в Министерство содержит подпись и расшифровку подписи сотрудника, принявшего документ, дату поступления (при необходимости - часы и минуты).
22. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или иные физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Правительство Омской области
канцелярия
При адресовании документа должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:
Правительство Омской области
канцелярия
ведущему специалисту
В.И. Петровой
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову
При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям государственных
учреждений здравоохранения
Омской области
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указываются ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании иному физическому лицу - после нее.
23. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:
ПРИКАЗ
О создании аттестационной комиссии
"чего?" ("кого?"), например:
Должностная инструкция главного бухгалтера
24.