Приказ Министерства имущественных отношений Омской области от 06.02.2015 N 4-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве имущественных отношений Омской области"

МИНИСТЕРСТВО ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ
от 6 февраля 2015 г. № 4-п

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", пунктом 1 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года № 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области", а также в целях упорядочения работы с документами в Министерстве имущественных отношений Омской области приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве имущественных отношений Омской области (далее - Инструкция).
2. Возложить ответственность за соблюдение требований Инструкции на руководителей структурных подразделений Министерства имущественных отношений Омской области.
3. В приказе Министерства имущественных отношений Омской области от 3 июля 2013 года № 24-п "О внесении изменений в отдельные приказы Министерства имущественных отношений Омской области" пункт 19 исключить.
4. Признать утратившим силу приказ Министерства имущественных отношений Омской области от 21 декабря 2012 года № 72-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве имущественных отношений Омской области".
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр имущественных
отношений Омской области
В.Ю.Соболев





Приложение
к приказу Министерства
имущественных отношений
Омской области
от 6 февраля 2015 г. № 4-п

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Министерстве имущественных
отношений Омской области

Раздел I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве имущественных отношений Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к созданию официальных документов и организации работы с указанными документами в Министерстве имущественных отношений Омской области (далее - Министерство).
2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Государственного Комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года № 65-ст, Указом Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года № 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области", Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года № 34, Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года № 82 "О Правилах подготовки проектов правовых актов", Положением о Министерстве имущественных отношений Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 10 февраля 2004 года № 26.
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других компьютерных технологий.
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО Министерства, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности Министерства осуществляется в форме электронных документов (Приложение № 13 к Инструкции).
4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным законодательством.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
5. Ведение делопроизводства и координацию деятельности структурных подразделений Министерства по вопросам ведения делопроизводства и документооборота, на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляет отдел по работе со служебной документацией управления делами, государственной службы и кадров Министерства (далее - Управление).
6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, соблюдение Инструкции в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.
Назначаемые распоряжением Министерства, по представлению руководителей структурных подразделений, работники Министерства, ответственные за делопроизводство (далее - ответственные за делопроизводство), обеспечивают учет и сохранность документов, информируют руководителя структурного подразделения о состоянии исполнения контрольных документов, осуществляют ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурами дел, передачу их на хранение в архив Министерства, а также ознакомление работников Министерства с правовыми актами в сфере делопроизводства.
7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами следует знакомить работников, имеющих непосредственное отношение к их исполнению; в открытой переписке не должны содержаться данные, составляющие государственную тайну, а также сведения ограниченного распространения.
8. Передача документов или их копий лицам, не являющимся работниками Министерства, согласовывается с Министром имущественных отношений Омской области (далее - Министр) или его заместителями.
9. Работники Министерства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.
Права, обязанности и ответственность работников Министерства, участвующих в документационном обеспечении деятельности структурных подразделений Министерства, определяются должностными регламентами и должностными инструкциями.
Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Министерства обязан передать по указанию непосредственного руководителя структурного подразделения все находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО Министерства.
При увольнении или переходе на другую работу работник Министерства должен сдать непосредственному руководителю структурного подразделения все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Министерства, сдаются специалисту отдела по работе со служебной документацией.
10. При увольнении или переходе на другую работу ответственного за делопроизводство все числящиеся за ним служебные документы, печати, штампы, бланки должны быть переданы по акту непосредственному руководителю структурного подразделения или ответственному за делопроизводство в данном структурном подразделении.
Акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим дела работником Министерства и утверждается руководителем структурного подразделения. Первый экземпляр акта хранится в делах структурного подразделения, второй передается в отдел по работе со служебной документацией.
В случае утраты документа работник Министерства обязан немедленно доложить об этом непосредственному руководителю структурного подразделения и сообщить в отдел по работе со служебной документацией.
11. Работники Министерства знакомятся с Инструкцией под роспись при приеме на работу. Работники, назначенные ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, дополнительно проходят в отделе по работе со служебной документацией инструктаж по ведению делопроизводства. Инструктаж проводит начальник отдела по работе со служебной документацией.
12. Положения Инструкции распространяются на работу с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.
13. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
1) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
2) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание документов и организацию работы с ними в Министерстве;
3) документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом, оформленная в установленном порядке и включенная в документооборот Министерства;
4) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
5) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
6) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
7) заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;
8) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе, фиксирующей факт его создания, отправления или получения;
9) номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;
10) дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;
11) электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
12) сканирование документа - получение электронного образа документа;
13) система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
14) электронный документооборот - документооборот с применением СЭДО;
15) входящий документ - документ, поступивший в Министерство;
16) исходящий документ - документ, созданный в Министерстве и направляемый адресату;
17) внутренний документ - документ, который создается и обращается внутри Министерства.

Раздел II. Подготовка и оформление документов

Подраздел 1. Документация Министерства

14. Для документирования решений и действий в Министерстве применяются административная и статистическая системы и используются следующие виды документов:
- организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.);
- информационно-справочные (письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты и др.);
- по личному составу (распоряжения, личные дела, заявления, характеристики, контракты, договоры и др.).

Подраздел 2. Бланки Министерства

15. Бланки документов Министерства разрабатываются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-203.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Допускается оформление документов на стандартных листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).
16. В Министерстве используются следующие виды бланков документов установленной формы:
1) бланк приказа (приложение № 1 к Инструкции);
2) бланк распоряжения (приложение № 2 к Инструкции);
3) бланк письма Министерства (приложение № 3 к Инструкции).
В Министерстве также создаются и используются:
- электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе, которые оформляются по общим правилам делопроизводства, утвержденным настоящей Инструкцией, и должны иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати;
- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в СЭДО Министерства.
17. Введение в обращение новых бланков документов Министерства осуществляется на основании приказа Министра.
18. Бланки Министерства изготавливаются средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники. На оборотной стороне бланков проставляются порядковые номера.
19. Бланки приказов и распоряжений Министерства хранятся в отделе по работе со служебной документацией и выдаются под роспись ответственным за делопроизводство структурных подразделений Министерства. Ответственные за делопроизводство, получившие бланки приказов и распоряжений, в установленном порядке обеспечивают их сохранность.
20. Для подготовки писем в Министерстве используется электронный шаблон бланка письма Министерства.
21. Сверка бланков, указанных в пункте 16 настоящей Инструкции, проводится ежемесячно отделом по работе со служебной документацией. Испорченные бланки сдаются работниками Министерства в отдел по работе со служебной документацией, где они погашаются и уничтожаются по акту, утверждаемому Министром, путем измельчения с помощью технических средств.
22. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, а также внутренние документы (докладные записки, справки, отчеты и др.) оформляются без бланка.

Подраздел 3. Оформление реквизитов документов

23. Реквизит "Герб Омской области" помещается на бланках Министерства в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области".
24. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" должен соответствовать наименованию Министерства, закрепленному в Положении о Министерстве, утвержденном Указом Губернатора Омской области от 10 февраля 2004 года № 26 "Об утверждении Положения о Министерстве имущественных отношений Омской области".
Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов.
25. Реквизит "Вид документа" располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти" и печатается прописными буквами: РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, АКТ и т.д. Реквизит выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида документа не указывается в письмах.
26. В реквизите "Место составления (издания) документа" для документов Министерства местом составления (издания) документа указывается город Омск.
27. Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной власти" содержит следующие сведения: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты и др.). Указанный реквизит обязателен для бланка письма Министерства и располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти".
Справочные данные о Министерстве: Орджоникидзе ул., д. 5, г. Омск, 644043, тел.: (3812)23-22-63, факс (3812)23-25-63, E-mail: post@mio.omskportal.ru, официальный сайт: www.mio.omskportal.ru.
28. В реквизите "Дата документа" проставляется дата подписания (организационно-распорядительные документы, письма и др.), дата утверждения (план, положение, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.).
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.
Все служебные отметки на документе, связанные с его происхождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дата документа оформляется в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:
10.05.2008.
При подготовке правовых актов дата документа указывается словесно-цифровым способом в следующей последовательности: число (цифрами), месяц (словом), год (цифрами) с добавлением слова "год" в соответствующем падеже, без сокращения.
При подготовке финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа.
Подписанный ЭП электронный документ должен иметь метку времени - достоверную информацию о моменте подписания, которая присоединена к указанному электронному документу или иным образом связана с ним.
29. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из присваиваемого при его регистрации порядкового номера документа, который может быть дополнен цифровым индексом структурного подразделения, определенного номенклатурой дел Министерства.
В исходящих письмах Министерства обязательно указывается индекс структурного подразделения Министерства.
В соответствии с видом принятого Министерством правового акта к порядковому номеру через дефис добавляются следующие буквы:
р - распоряжениям Министерства;
п - приказам Министерства.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
30. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта" используется в документах Министерства, которые подготовлены на входящие документы (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение и т.д.), и включает исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта, на который должен быть дан ответ.
Ссылка на регистрационный номер и дату исходящего документа адресанта, на который дается ответ, оформляется цифровым способом и включается в состав реквизитов документа - ответа, например:
на № 1975 от 27.02.2011.
31. Реквизит "Адресат" применяется при адресации документов в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, должностным или физическим лицам.
При адресации документа в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Федеральное агентство
по строительству и жилищно-
коммунальному хозяйству
Хозяйственное управление

При адресации документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:

Министерство образования
Омской области
Управление делами
Начальнику общего отдела
И.О. Фамилия

При адресации документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.
При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Министру образования
Омской области
И.О. Фамилия

В реквизите "Адресат" допускается использование официально принятых сокращений наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в органы государственной власти Омской области, федеральные органы исполнительной власти и постоянным корреспондентам.
При адресации документа в организацию указывается ее наименование, почтовый адрес, например:

Открытое акционерное общество
"Амурское речное пароходство"
Бограта ул., д. 15, г. Красноярск,
660049

При адресации документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно, например:

Главам муниципальных
образований Омской области
(по списку)

Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Исключения составляют материалы по судебным делам, где может быть больше адресатов, которые должны быть указаны в соответствии с требованиями законодательства.
При адресации документа физическому лицу указывают его фамилию и инициалы, а затем полный почтовый адрес, например:

Фамилия И.О.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
с. Курносово, Большереченский р-н,
Омская обл., 644264

32. Реквизит "Наименование (или аннотация) документа" составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до одной страницы), и должен быть кратким, точно передающим содержание документа.
Наименование (или аннотация) документа, состоящего из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Количество строк в наименовании (или аннотации) документа может быть не более пяти. Если в документе отражено несколько вопросов, наименование (или аннотация) документа формулируется обобщенно.
Наименование (или аннотация) документа пишется с прописной буквы, оформляется без кавычек, точка в конце не ставится. Наименование (или аннотация) документа отделяется от текста одним-двумя межстрочными интервалами. Наименование (или аннотация) документа оформляется над текстом центрованным способом.
Наименование (или аннотация) документа должно отвечать на вопросы:
"о чем" ("о ком"), например:
О выдаче доверенности
"чего" ("кого"), например:
Должностной регламент начальника отдела
Наименование (или аннотация) документа составляется непосредственно исполнителем при подготовке документа.
33. Реквизит "